Bez skutecznej promocji działania organizacji pozarządowych nierzadko trafiają w tzw. próżnię społeczną. Wynika to często z bardzo małych – często bliskich zeru – wydatków na działania promocyjne. Jak można zapewnić budżet na promocję działań swojej organizacji?

Odpowiedź na to pytanie jest relatywnie prosta – można je zarobić bądź pozyskać z dofinansowania. Większość projektów społecznych wymaga od nas, aby zrekrutować do różnych działań określone grono uczestników. Realizowane w ich ramach działania promocyjne można podzielić na jednorazowe (np. rekrutujemy uczestników tylko raz w czasie całego projektu) bądź systematyczne (regularnie musimy rekrutować nowe grupy uczestników / odbiorców działań).

W obu przypadkach uzasadnienie dla działań promocyjnych jest podobne – przeprowadzenie  skutecznej, wielokanałowej, dobrze sprofilowanej kampanii promocyjnej jest niezbędne, aby zrekrutować wymaganą liczbę uczestników i osiągnąć realizację celów projektu.

To, jakie koszty możesz finansować w ramach projektów finansowanych z różnych źródeł publicznych, jest zawsze określone w regulaminie danego programu. W przypadku środków pochodzących ze źródeł publicznych najczęściej pojawiające się zapisy regulaminowe stwierdzają, że możesz sfinansować różne koszty osobowe oraz koszty zakupu towarów i usług, które są uzasadnione z punktu widzenia realizacji zadania. Dzięki temu dla znalezienia satysfakcjonującego budżetu na działania promocyjne kluczowe jest odpowiednie uzasadnienie.

W przypadku realizacji projektu długofalowego, gdzie działania promocyjne będą miały regularny charakter, niezbędne może okazać się zatrudnienie specjalisty ds. promocji. Osoba taka może być zatrudniona na umowę o pracę, zlecenie, może też być samozatrudniona. Możemy także działania promocyjne w całości zlecić agencji PR-owej co jest jednak najdroższym rozwiązaniem i często mało skutecznym (szczególnie w przypadku organizacji działających bardzo lokalnie i w specyficznym środowisku). Stworzenie stanowiska specjalisty ds. promocji jest jednak kluczowe w projektach długofalowych – osoba pełniąca tę funkcję odciąży pozostałych pracowników projektu od żmudnego procesu promocyjnego i marketingowego, a dzięki koncentracji na konkretnym zajęciu będzie robić to skuteczniej niż wszyscy pozostali.

Jak jednak uzasadnić w projekcie potrzebę zatrudnienia takiej osoby? Przede wszystkim należy przypisać jej odpowiednio szeroki zakres czynności. Osoba ta może być odpowiedzialna za opracowywanie treści wszelkich informacji na temat projektu, opracowanie identyfikacji wizualnej, tworzenie grafik promocyjnych, aktualizowanie strony internetowej, prowadzenie profili w mediach społecznościowych, bieżącą komunikację z potencjalnymi odbiorcami i partnerami (w zakresie promocji i marketingu), organizację eventów promocyjnych, przygotowywanie treści i formy reklam np. w mediach społecznościowych, pisanie i publikację artykułów branżowych i związanych z celami projektu, opracowywanie materiałów drukowanych (lub koordynację ich realizacji), itp. Wpisanie w projekcie odpowiednio szerokiego zakresu obowiązków spowoduje, że – w opinii ekspertów oceniających projekt – zatrudnienie takiej osoby jest niezbędne, aby osiągnąć sukces.

Z drugiej strony – jeśli będziemy mieli już specjalistę ds. promocji – to będziemy musieli zapewnić mu odpowiednie narzędzia do wykonywania pracy. Praca specjalisty ds. promocji ma sens jedynie wówczas, gdy może on dysponować nawet bardzo ograniczonym, ale jednak istniejącym budżetem na promocję. Pozwoli mu to korzystać z najbardziej skutecznych form dotarcia do potencjalnych odbiorców, tj. płatnych kampanii reklamowych w Internecie (np. w mediach społecznościowych), które pozwalają na bezpośrednie dotarcie do bardzo konkretnej grupy odbiorców. Aby jednak móc korzystać z tego typu form reklamy, potrzebujemy osoby, która posiada umiejętności niezbędne do ich realizacji.