Przedstawiamy 5 głównych zasad pisania wiadomości mailowych, które mają pomóc Ci w wypromowaniu Twoich działań.

Zasada nr 1 – odwrócona piramida. Metoda odwróconej piramidy to podstawa w dziennikarstwie. W pierwszej kolejności podawane są najważniejsze informacje, a następnie coraz bardziej szczegółowe i mniej istotne. Podobnie jest z pisaniem wiadomości mailowych, które mają mieć charakter promocyjny czy też marketingowy. Najlepiej, gdy odbiorca wiadomości mailowej będzie w stanie po przeczytaniu tytułu zrozumieć, co jest grane. Jeśli np. organizujesz wydarzenie i zapraszasz potencjalnych uczestników, postaraj się zawrzeć w tytule temat wydarzenia, miejsce, datę, grupę docelową. Dzięki temu oszczędzisz czas osobom, które nie są zainteresowane tematem, są w tym terminie na wakacjach, bądź nie mają możliwości dotarcia w dane miejsce. Np. „Bezpłatny warsztat z zarządzania dla NGO, Hotel Wisła, 20.10.2024”.

Następnie, na samym początku wiadomości napisz dokładnie, o co Ci chodzi. Np. „Fundacja XYZ zaprasza przedstawicieli NGO z woj. śląskiego na warsztaty z zarządzania projektami. Warsztat jest skierowany do … (np. członków zarządów NGO). Udział jest bezpłatny, itd.” Pomyśl o wszystkim, co może wydać Ci się istotne z punktu widzenia potencjalnego uczestnika i postaraj się to napisać w dwóch, maksymalnie trzech zdaniach na początku wiadomości.

Dalej możesz podać szczegółowy harmonogram warsztatu, opisać sylwetkę prowadzących, podać informację o miejscu realizacji itd. Następnie warto podać wskazówki organizacyjne (np. jak dojechać, co zabrać, czego nie zabierać) i zasady regulaminowe (np. zasady dotyczące rejestracji na udział w szkoleniu i ewentualnych rezygnacji). Na samym końcu możesz podać informacje o tym, kto jest organizatorem i kto płaci za wydarzenie.

Zasada nr 2 – wezwanie do działania. To bardzo ważne, aby wiadomość mailowa umożliwiała adresatowi podjęcie natychmiastowej akcji. Np. kliknięcia linku, który przeniesie go do strony umożliwiającej szybką i łatwą rejestrację na warsztat. Bądź udzielenia prostej i szybkiej odpowiedzi. Np. „naciśnij link (…) aby zapisać się na warsztat”. Albo „jeśli chcesz, aby skontaktował się z Tobą nasz przedstawiciel i ustalił szczegóły, odpowiedz na niniejszego maila wpisując w tytule wiadomości TAK i w treści nr telefonu kontaktowego”.

Zasada nr 3 - info w pakiecie. Stwórz podsumowanie najważniejszych informacji organizacyjnych, które Twój odbiorca będzie mógł łatwo odnaleźć. Takie dane, jak nazwa wydarzenia, data, dokładny adres, koszt, itp. zawrzyj w podsumowaniu pod koniec wiadomości, najlepiej zapisując pogrubioną czcionką.

Zasada nr 4 – załącznik. W tego typu wiadomościach najlepiej nie przesyłać żadnych załączników. Jeśli już musisz, to pamiętaj, aby był w ogólnodostępnym formacie, np. pdf lub jpg, a jego waga była lekka. Jeśli wyślesz załącznik mający kilka MB, to otwieranie wiadomości będzie się przeciągać. Lepiej zawrzeć w wiadomości link, który odsyła np. do Twojej strony www.

Zasada nr 5 – zwroty grzecznościowe (lub zwroty nie do końca grzeczne). Wielokrotnie zdarzyło mi się odebrać wiadomości mailowe, które nadawca zaczynał od słynnego „Witam”. Od razu przywołuje mi to na myśl hasło „witam i o drogę pytam!”. Na temat tego zwrotu wypowiadali się wielokrotnie językoznawcy i ich rekomendacja jest prosta – nie używaj go w wiadomościach mailowych. Możesz napisać „dzień dobry” lub „cześć”. Wszyscy wiedzą o co chodzi, nie jest to błąd w pisowni i nie jest to irytujące. Podobnie jest z zawieraniem początku maila stwierdzenia „Kochani” lub „Moi drodzy”. Jeżeli piszesz do osób, których nie kochasz lub które nie są Ci bliskie i drogie, to nie używaj wobec nich tego typu zwrotów.